أ. محمد حسن الحوات
Que dit la loi ? Aucune obligation légale n’encadre la création d’un organigramme. Il s’agit d’un document pratique et fortement recommandé, mais en aucun cas obligatoire.
- Quoi : qu’Est-ce qu’un organigramme ?
- Qui : qui l’élabore ? qui intéresse-t’il ?
- Pourquoi : quelle est utilité de l’organigramme ?
- Quand : quand élabore-t’on un organigramme ?
- Où : où trouver un organigramme ?
- Comment : comment lire un organigramme ?
- Comment réaliser un organigramme ?
Exercice ( production personnelle avec une approche inventive et cohérente.) : – Réaliser des organigrammes pour schématiser, par exemple, la structure du personnel d’un centre sportif, l’organisation des activités d’un centre sports-loisirs, ou encore la description d’un projet.
C’est quoi un Organigramme !
- Définition 1 : – Un organigramme est une représentation schématique des liens fonctionnels, organisationnels et hiérarchiques d’une structure ou d’un service. Il sert à donner une vue d’ensemble de la répartition des postes, missions et fonctions au sein d’une structure. Cette cartographie simplifiée permet de visualiser les différentes relations et les rapports de subordination d’où une vision simple et claire des structures complexes.
- Définition 2 : – Il s’agit d’un outil informatif et organisationnel pour déterminer les liens hiérarchiques, organisationnels et fonctionnels existants entre les différents éléments d’une votre structure. C’est une photographie à l’instant « T » . Il s’agit également d’un outil de répartition des tâches.
- Définition 3 : – Un organigramme est la représentation graphique de la structure d’un organisme, d’un établissement ou d’un service avec ses divers éléments et leurs relations. La structure d’un organisme, d’un établissement ou d’un service, est la façon suivant laquelle ses différents organes se situent les uns par rapport aux autres. C’est pourquoi cette représentation graphique peut aussi être appelée « organigramme de structure ». « Organigramme » et « organigramme de structure » sont synonymes.
Selon les organigrammes, on trouvera :
- les noms des services,
- les noms des services avec leurs responsables,
- les noms des services avec leurs responsables ainsi que la profession des personnes y travaillant,
- les noms des services avec leurs responsables, ainsi que le nom et la profession des personnes y travaillant.
- Parfois, les effectifs y figureront.
La richesse des renseignements dépendra de la complexité de l’organigramme et de ses destinataires.
Types de relations dans un organigramme :
Relations hiérarchiques (relations d’autorité) qui permettent la transmission des ordres, en traits pleins ; par exemple entre un éducateur-chef et un éducateur.
Relations fonctionnelles (liées aux activités exercées) qui permettent la transmission des informations.
Un organigramme pourquoi ?
Pour le personnel :
Il permet de se situer, de savoir « qui fait quoi », « qui dépend de qui », et ainsi d’améliorer l’efficacité du travail.
L’accueil des personnes nouvellement embauchées dans les établissements d’une certaine taille prévoit souvent la distribution et le commentaire de l’organigramme général et de l’organigramme détaillé du service d’affectation. C’est un moyen de communication interne.
Pour la Direction de l’établissement :
Il peut être un moyen d’analyse car il peut faire apparaître des dysfonctionnements et inciter à une meilleure organisation.
Pour les usagers ou les partenaires :
Il permet de connaître les différents services et personnes de l’établissement, de les situer les uns par rapport aux autres et ainsi de s’adresser au service le plus approprié. C’est un moyen de communication externe.
L’organigramme détaillé de chaque service n’est pas souvent diffusé à l’extérieur de l’établissement, il intéresse davantage le personnel.
Objectifs
L’organigramme est avant tout un outil de communication destiné à faciliter la compréhension des rapports et liens existants au sein d’une structure.
- La compréhension du fonctionnement organisationnel d’une structure ou d’une équipe pour un nouvel arrivant.
- Une meilleure connaissance de ses interlocuteurs, leurs rôles , les liens inter-métiers et rapports de subordination pouvant exister en son sein. De cette manière chacun connaît sa juste place dans l’équipe, il n’y a plus d’ambiguïté quant aux positions hiérarchiques. Cette cartographie favorise donc largement l’efficacité en structure.
- Un outil d’analyse de dysfonctionnements. Il est utile aux membres de la direction pour corriger les problématiques organisationnelles existantes lorsque c’est nécessaire.
- L’organigramme facilite l’optimisation de l’organisation par la redéfinition des tâches attribuées aux salariés.
- Utilisé en externe ( clients ou partenaires), il est le moyen pour eux de cerner le fonctionnement et de distinguer efficacement l’interlocuteur vers lequel se tourner en fonction de leur besoin spécifique.
Pour être efficace, un organigramme doit constamment être actualisé. C’est un document évolutif qui n’a de sens que s’il est mis à jour régulièrement.
Différents types d’organigramme !
Il existe différents types d’organigrammes dont le choix dépend de la complexité de la structure et de son organisation.
Organigramme hiérarchique « râteau », « bannière », « pyramide »,
Les éléments ayant le même niveau sont sur une même ligne horizontale, le plus élevé est en haut.
Le plus répandu. Il est souvent d’une forme pyramidale, dans laquelle un groupe ou une personne se trouve au sommet, tandis que ceux détenant moins de responsabilités se retrouvent en dessous. Dans ce type de structure, les membres communiquent généralement avec leurs supérieurs hiérarchiques, et leurs subordonnés.
Ces organigrammes ont l’avantage de leur simplicité et de leur clarté : chaque collaborateur, en tant que membre d’une équipe sait « sur le papier » auprès de qui il doit rapporter. Il peuvent cependant refléter des faiblesses de l’organisation, telles que le manque de coordination et de circulation de l’information entre les branches de la structure, ou encore le poids de la hiérarchie sur le personnel dont la prise d’initiative peut se retrouver freinée.
Organigramme en arbre
Les éléments de même niveau hiérarchique sont sur la même ligne verticale ; le plus élevé est à gauche.
Organigramme replié
Il associe la présentation de l’organigramme en pyramide et de l’organigramme en arbre ; les cartouches sont décalés du haut vers le bas et de gauche à droite.
Organigramme en trèfle
Une structure fonctionne parfois de manière collégiale, et souhaite mettre à égalité ses différentes fonctions. Il est alors possible d’utiliser un organigramme en « trèfle », dont le découpage le plus récurrent est celui des 4 fonctions suivantes : l’exploitation, la gestion, le financement et le prévisionnel.
Organigramme circulaire
Pour les structures qui souhaitent mettre en avant une organisation non-hiérarchique.
Organigramme planétaire
Sur ce modèle, chaque unité est représentée entourée de ses services, sa direction générale et les services centraux. Le schéma est complété par les liaisons entre les unités décentralisées et la direction. Ainsi l’accent est mis sur l’importance de la décentralisation et les délégations d’autorité.
Organigramme de prévision
Comme son nom l’indique il a pour objectif de prévoir l’évolution de la structure ou d’un service. Ainsi du point de vue des individus, il permet d’indiquer à chaque poste le nom du titulaire et de son pressenti remplaçant. Cette vision permet d’anticiper les retraites, mutations et promotions et de mieux cerner les postes vacants. Ainsi la structure anticipe les besoins de formations internes ou de recrutement par l’externe. D’un point de vue des services, ce schéma permet d’anticiper en fonction de l’évolution de la structure , les services à créer ou ceux à supprimer et les fusions à opérer.
Organigramme et Projet !
Pour l’élaboration d’un projet, l’organigramme permettra de définir toutes les fonctions, ce qui aidera dans la répartition efficace des tâches et le suivi des missions. Ainsi, la multiplicité des tâches au sein d’une équipe est régie de manière rigoureuse et l’organigramme devient un outil de travail. Les relations de commandement étant bien précisées, il n’y a pas de risque d’ambiguïté possible, ce qui facilite la compréhension, la communication et la progression de tous les collaborateurs.
Conception d’un Organigramme !
Le support le plus largement utilisé est la suite Microsoft Office : (Word, Power Point et Excel, ), Simple d’utilisation puisqu’il donne accès à des schémas (« SmartArts ») que vous n’aurez plus qu’à renseigner avec vos informations internes (intitulés de poste, noms , photographies pour rendre le document plus vivant),
الهياكل التنظيمية
Liens Utiles
pacestar.com
creately.com
conceptdraw.com
dia-installer.de
yworks.com
draw.io
thinkcomposer.com
pencil.evolus.vn
meesoft.logicnet.dk/DiagramDesigner
edrawsoft.com
eiphedeix-international.fr/logiciel-organigramme/
nchsoftware.com
cacoo.com
