Votre organisation peut requérir un certain nombre de documents annexes traitant de thèmes similaires à ceux abordés dans le cahier des charges fonctionnel. Lorsque vous les employez pour préparer ou décrire votre plan de projet, veillez bien à repérer les divergences par rapport au cahier des charges fonctionnel. Voici une liste des documents couramment utilisés :
Document sur les besoins du marché :
demande officielle de développement ou de modification d’un produit. Ce document (généralement préparé par un membre du service commercial de votre entreprise) peut déboucher sur la création d’un projet. Cependant, dans sa forme originale, ce document ne reflète que les désirs de la personne qui l’a rédigé. Il ne dit pas si la chose est faisable, ni si elle correspond aux intérêts de l’entreprise. Il ne s’agit pas non plus d’un engagement à adhérer à la proposition.
Document sur les besoins de l’entreprise :
description des besoins de l’entreprise, auxquels doit répondre un produit, service ou système.
Document sur les conditions ou spécifications techniques :
description des caractéristiques que doivent présenter les produits et services.
Demande de projet :
demande écrite réalisée par un groupe de l’entreprise. Elle traduit un désir et ne constitue ni un accord amiable ni l’engagement de sa mise en œuvre.
Énoncé des travaux :
description détaillée des produits, services ou résultats à livrer ou à obtenir en fin de projet.
Profil de projet :
document mettant en lumière les informations clés du projet (parfois également appelé résumé de projet).
Charte de projet :
document émanant de la direction annonçant officiellement la naissance d’un projet et autorisant le chef de projet à employer les ressources de l’entreprise pour mener les activités au programme dudit projet.
Ordre d’exécution :
description par écrit des travaux que les personnes ou groupes de votre entreprise ou organisme effectueront dans le cadre de votre projet. Cet ordre d’exécution est axé sur la réalisation des travaux et non sur les résultats d’ensemble à obtenir en fin de projet.
Contrat :
accord légal concernant la fourniture de biens ou services.
