Méthodologie Projet Management & Pratique Sportive

La méthodologie permet d’organiser, de structurer et de planifier dans le temps les actions et les tâches, et de visualiser un état d’avancement.

Avant 1950, les techniques de gestion de projet étaient inexistantes, et pourtant, aussi loin que l’on puisse remonter dans le temps, l’homme a marqué son environnement de projets qui restent encore dans nos mémoires.

Qu’est-ce qui poussait donc l’homme à gérer de tels projets?

Mener un projet à terme, c’est montrer par l’acte de création que l’on existe et que l’on peut contrôler son environnement. Quoi de plus motivant que de défier les éléments qui ne sont a priori pas sous notre contrôle et d’atteindre un objectif précis avec des ressources et un calendrier limités ?

On dit qu’en construisant les pyramides d’Égypte, les Égyptiens ont souhaité édifier des sépultures dont la forme leur aurait permis de se rapprocher un peu plus de leurs dieux.

En construisant sa tour, Gustave Eiffel a voulu présenter au monde entier la vitrine du savoir-faire français.

En se rendant sur la Lune, les Américains ont souhaité prouver au monde entier la suprématie de leur technologie.

Il existe donc bien un désir de marquer le monde de son empreinte. Or, cette motivation, même si elle persiste aujourd’hui dans des projets architecturaux, esthétiques et sportifs, a été largement relayée par une motivation financière..

# C’est quoi un projet

Un projet se caractérise par :

• – un objectif précis et unique à atteindre ;
• – des actions à réaliser ;
• – des ressources humaines et matérielles à gérer ;
• – un début et une fin déterminée.

Un projet est par définition est unique. Il vient satisfaire un besoin nouveau ou apporter des réponses nouvelles. Il ne peut donc être la reproduction identique d’un projet déjà existant. Le point de départ d’un projet :  ce sera une note d’une demi-page ou une ligne dans un compte rendu de réunion. Le challenge est alors pour vous de le rendre concret, lisible, identifiable, et d’en garder le contrôle.

Un projet est, par nature différent des activités routinières.

La caractéristique la plus évidente d’un projet est d’atteindre un objectif particulier.

Le nom donné au projet l’indique ou le suggère normalement.

Un projet est avant tout un instrument de changement. Il aura un impact sur nos vies en changeant les modèles de travail, ou leurs environnements. Manager le changement est clairement différent du management des statu quo. C’est la raison pour laquelle les projets tendent à produire des effets contrôlés de changement.

Les projets peuvent revêtir différentes tailles de l’achat d’une machine à café au bureau jusqu’à l’envoi d’un homme sur la Lune. Les projets existent dans tous les domaines tels que les entreprises, les collectivités locales, les ONG, les associations. Bref, toute forme d’organisation est concernée. De plus, aucun projet n’est identique.

# Les principales caractéristiques d’un projet sont :

• – un instrument de changement ;
• – un début et une fin bien déterminée ;
• – une cible ;
• – des « livrables » ;
• – qu’il est unique ;
• – sous la responsabilité d’une personne ou d’une équipe bien identifiée ;
• – englobe trois éléments : coûts, ressources et temps ;
• – utilise une gamme d’outils et de compétences variées.

Toutes ces caractéristiques n’apparaissent pas immédiatement lors du lancement initial du projet. Le but ultime est connu, encore que nous verrons que distinguer les demandes des besoins sera important. Mais nous n’avons pas connaissance des agendas cachés des participants. La gestion du triangle coûts/ressources/temps est fondamentale.

La gestion du temps sera souvent critique. Un projet prévu en deux ans se fera en trois. Un projet prévu en trois ans ne se fera jamais !

D’où l’intérêt de disposer des outils adéquats pour gérer et contrôler au mieux l’utilisation de ces ressources rares. Même si nous avons un budget donné et une échéance, nous n’avons que peu d’idées sur les coûts réels, les ressources et le temps que cela va prendre. Vous devez contrôler constamment ces trois paramètres, tout au long du projet. Le chef de projet est seulement sûr d’une chose : c’est de sa responsabilité. Il sera jugé sur la réussite ou l’échec du projet.

Dans la conduite de projets, quatre dimensions existent :

• – les acteurs ;
• – les étapes ;
• – les outils ;
• – les livrables.

Les acteurs possèdent différents statuts : maître d’ouvrage, maître d’œuvre, chef de projet, bénéficiaires, partenaires, sous-traitants, financeurs, experts et enfin décideurs.

Chacun a besoin d’informations selon deux grandes périodes :

• la préparation  
• et la réalisation.

L’objectif final est de produire différents « livrables » : vision, note d’intention, préprogramme, étude de faisabilité, programme, avant- projet, table des charges, consultation des entreprises, réception des ouvrages, procédures d’utilisation et post-évaluation. Les tableaux de bord permettront également le suivi tout au long du projet.

Les outils des 8 phases d’un projet

À chaque phase, il y a plusieurs outils. Voici les plus simples à mettre en œuvre.

 

Période de préparation : la stratégie

• Phase 1 – Conception : brainstorming
• Phase 2 – Formulation : carte de vision, carte panoramique
• Phase 3 – Analyse : diagramme d’Ishikawa
• Phase 4 – Décision : vote pondéré

Période de réalisation : la tactique

• Phase 5 – Mise en œuvre : diagramme de Gantt
• Phase 6 – Transition à l’opérationnel : plan de communication et cartes conceptuelles
• Phase 7 – Rapports et feedback : comptes rendus, tableaux de bord
• Phase 8 – Post-évaluation : graphique Pareto.

# Les étapes d’un projet

En période de préparation (quatre phases) l’essentiel est d’apprendre à manager le temps, les coûts, la qualité, le changement, les risques et les livrables. Et finalement, apprendre à manager une équipe, des clients et fournisseurs.

Les chercheurs ont découvert que la plupart des projets passent par 8 phases :

1. Conception

2. Formulation

3. Analyse

4. Décision

5. Mise en œuvre

6. Transition à l’opérationnel 7. Rapports et feedback

8. Post-évaluation

# Glossaire / lexique

 

Cahier des charges :

document rassemblant les obligations et les éléments nécessaires pour définir un besoin et les principales contraintes à respecter pour le satisfaire.

Gestion de projets :

elle recouvre des notions pluridisciplinaires et interdépendantes où interviennent des problèmes de techniques, de coûts et de délais, et surtout, elle ne peut en aucun cas s’abstraire de la relation avec le client et les fournisseurs. Elle s’étend sur toutes les activités permettant de s’assurer que le projet se déroule conformément à l’ensemble des objectifs.

Chef de projet :

personne physique chargée, dans le cadre d’une mission définie, d’assumer la maîtrise du projet, c’est-à-dire de veiller à sa bonne réalisation dans les objectifs de technique, de coût et de délais.

Diagramme de Gantt :

planning présentant une liste de libellés d’activités sur une seule colonne et en abscisse le calendrier retenu. Pour chaque tâche, un segment permet de situer dans le calendrier l’époque de son déroulement.

Logique du réseau :

étude de l’enclenchement des diverses tâches d’un réseau, sans affectation de durée, ni études de délais.

Lot de travaux :

il est caractérisé par une définition du travail à réaliser, un responsable unique, un budget et des éléments de délais.

Maître d’œuvre :

personne physique ou morale qui réalise l’ouvrage pour le compte du maître d’ouvrage et qui assure la responsabilité globale de la qualité technique, du délai et du coût.

Maître d’ouvrage :

personne physique ou morale qui sera le propriétaire de l’ouvrage. Il fixe les objectifs, l’enveloppe budgétaire et les délais souhaités pour le projet.

Objectif :

cible des projets, l’objectif constitue un jalon intermédiaire ou final. Atteindre l’ensemble des objectifs permet l’exécution complète du projet.

Planification :

discipline ayant pour objet de prévoir et suivre les objectifs de réalisation d’un ouvrage.

Projet :

système complexe d’intervenants, de moyens et d’actions, constitué pour apporter une réponse à une demande élaborée. Le projet implique un objectif physique ou intellectuel, des actions à entreprendre avec des ressources données.

Réseau :

dans le langage de la planification, c’est le synonyme théorique de graphe logique. Il est défini de façon univoque par un ensemble de tâches portant des durées, exprimées ou non, et un ensemble de relations d’ordre fin-début liant ces tâches.

Risque :

possibilité qu’un projet ne s’exécute pas conformément aux prévisions de date d’achèvement, de coût et de spécifications, ces écarts par rapport aux prévisions étant considérés comme difficilement acceptables, voire inacceptables.

Suivi d’avancement :

processus qui participe à la vérification de la tenue des délais depuis la date de début de l’opération jusqu’à la date finale. Il procède par situations successives d’avancement.

Tâche :

action d’une ampleur limitée. C’est l’élément le plus fin d’un planning.

@ … Trois jours productifs par semaine au travail !

Une enquête Microsoft a montré que nous avons trois jours productifs par semaine au travail (source : enquête Microsoft 2008, basée sur les réponses de 38 000 personnes dans 190 pays).

La plupart des personnes interrogées lors de cette enquête considèrent qu’elles travaillent de plus en plus longtemps, mais sont moins productives.

Les travailleurs du monde entier considèrent comme improductif environ un tiers de leur semaine de travail en moyenne.

Les personnes interrogées qui travaillent en moyenne 45 heures par semaine considèrent qu’environ 17 de ces heures sont improductives. Les personnes passent 5,6 heures chaque semaine en réunion, 69 % des réunions ne sont pas productives.

Seulement 34 % ont des outils de planification éprouvés et des techniques pour les aider à gagner plus de temps et d’équilibre dans leur vie. Ces personnes disent qu’elles reçoivent en moyenne quarante-deux courriers électroniques par jour.

Plus de 50 % des défaillances de projet sont dues à des raisons externes aux projets. Les pièges de productivité les plus communs sont des objectifs peu clairs, le manque de communication entre les équipes et des réunions inefficaces.

Il a été constaté, depuis l’origine de ces études il y a trente ans, que les compétences les plus cruciales pour la productivité des travailleurs sont l’efficacité à :

– communiquer à travers de multiples frontières ;

– partager des documents importants ;

– gérer des volumes toujours plus importants d’informations.

Les travailleurs souhaitent obtenir le meilleur des logiciels qu’ils emploient.

… la demande de mieux s’organiser et de tirer le meilleur de ses logiciels (si on en utilise) est en forte augmentation, mais aussi et surtout celle de trouver des moyens simples de gérer un projet !

…. Il y a là un besoin que la « pensée visuelle » est capable de satisfaire, pour peu qu’on y consacre un peu de temps.