Un cahier des charges fonctionnel est une confirmation écrite des résultats que produira votre projet et des conditions d’exécution des travaux. Les demandeurs et l’équipe de projet doivent être d’accord sur l’intégralité du cahier des charges fonctionnel avant le début des travaux.
Le cahier des charges fonctionnel doit comprendre les informations suivantes :
La justification :
les raisons et modalités d’existence de votre projet, le ou les besoins de l’entreprise auxquels il répond, la portée des travaux à mener, quelle influence il aura sur des activités associées et quel sera l’impact de ces dernières sur le projet ;
Les objectifs :
produits, services ou résultats générés par votre projet (également appelés livrables) ;
La description des produits :
caractéristiques et fonctions des produits, services ou résultats générés par votre projet;
Les critères d’acceptation des produits :
processus et critères d’acceptation de la version finale des produits, services ou résultats;
Les contraintes :
restrictions limitant votre objectif, la façon et le délai pour l’atteindre, ainsi que votre investissement ;
Les hypothèses :
déclarations sur la façon dont vous allez gérer des informations incertaines lors de la conception, de la planification et de la réalisation de votre projet.
Par rapport aux autres composants de votre plan de projet, considérez le cahier des charges fonctionnel comme un contrat exécutoire aux termes duquel :
Vous et votre équipe vous engagez à produire certains résultats ;
Les demandeurs s’engagent à considérer votre projet comme un succès total si vous produisez les résultats en question ;
Vous et votre équipe identifiez toutes les restrictions relatives à votre approche de l’exécution des tâches et des éléments dont vous avez besoin pour appuyer les travaux ;
Les demandeurs conviennent qu’il n’existe aucune autre restriction que celles identifiées par vos soins et qu’ils vous fourniront toute l’aide dont vous aurez besoin ;
Vous et votre équipe identifiez toutes les hypothèses émises lorsque vous avez approuvé les conditions générales de votre cahier des charges fonctionnel ;
Les demandeurs conviennent que, si l’une ou plusieurs de ces hypothèses se révèlent invalides, il se peut que vous deviez modifier certains de vos plans de projet, ou l’intégralité.
Il est évidemment impossible de prédire l’avenir et ce n’est pas ce que l’on vous demande en phase de démarrage et préparation. À ce moment précis du projet, on attend de vous une vision honnête et bien informée du projet à venir. Vous allez alors être confronté à une première contrainte : plus vous allez vouloir vous projeter loin dans le futur, moins vos prévisions seront certaines. Cependant, votre cahier des charges fonctionnel renferme vos engagements fondés sur l’état actuel de vos connaissances et vos prévisions. En cas de changement de situation, vous serez amené à évaluer l’impact de ces changements sur tous les aspects de votre projet et à proposer les modifications nécessaires de votre cahier des charges fonctionnel. Les demandeurs ont toujours la possibilité d’accepter vos propositions de changement (autorisant ainsi la poursuite du projet) ou d’annuler votre projet.
